InfoTalia Jobs
  Recepten
Vakantieplanner
Lastminutes
Lastminutes
Bouwgids
Bestemmingen
Klusjesgids
Bouwgids
Recepten
Recept
Energie
Energie
Dating België
Dating
 
Home logo Solliciteren logo Carrière logo Ontslag logo Werk logo Vacatures logo HRM
  InfoTalia > Jobs > Werk > Functioneren > Artikeldetail  
logo logo logo
logo logo logo
Beknopt of uitvoerig verslag? Soorten notulen bij vergaderingen

Beknopt of uitvoerig verslag? Soorten notulen bij vergaderingen
Afhankelijk van de context moet het verslag van een vergadering aan enkele inhoudseisen voldoen. Wij werpen een blik op het uitvoerig verslag, het beknopt verslag en de besluiten- en actielijst en leggen je uit wat er al dan niet in deze soorten notulen hoort te staan.
 

 

Notulen zijn nuttige verslagen
In een bedrijf wordt heel wat vergaderd. Meestal wordt een notulist aangeduid – een secretaresse of een vergaderlid – die een verslag van de meeting opstelt.

Voordelen van notulen
Notuleren kent verschillende voordelen. Zo kan men in de eerste plaats een archief bijhouden van de besprekingen.
Daarnaast kunnen de aanwezigen het verslag nog eens doornemen als hun geheugen hen in de steek laat.  Ook afwezigen kunnen nalezen wat er besproken en besloten is.
Bij de voorbereiding van de volgende vergadering komen de notulen goed van pas als men de zaken wil opvolgen.
Afhankelijk van het onderwerp kan een verslag dienst doen als bewijs.

Notulen, hoe uitgebreid moeten ze zijn?
Enkel vergaderingen van de overheid gaan gepaard met een woordelijk en letterlijk verslag als formeel bewijsmiddel. Voor bedrijven volstaan minder uitgebreide verslagen. Afhankelijk van de vergadering kan men kiezen voor een uitvoerig verslag, een beknopt verslag, een besluiten- of actielijst of een mengvorm.

In wat volgt, bespreken we deze soorten verslagen.

Uitvoerig verslag of verslag op spreker
Een uitvoerig verslag is een chronologische weergave van de handelingen en de uitspraken van de vergaderleden tijdens de meeting. De eerste zin luidt doorgaans: “De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom.” Elke spreker krijgt vervolgens een eigen alinea waarin zijn naam of initialen vermeld worden en zijn bewoordingen neergeschreven worden. Om ten slotte te eindigen met: “De voorzitter sluit de vergadering.”

Doorgaans is een verslag op spreker niet echt nodig voor een kmo, al kan het bij sommige meetings zijn nut bewijzen. Denk bijvoorbeeld aan een vakbondsoverleg waarbij het uitvoerig verslag fungeert als bewijs.

Beknopt verslag of verslag op onderwerp
In een beknopt verslag neemt men enkel de hoofdpunten op. Men somt niet alle uitspraken op, en de opening en het slot van de meeting worden er niet in opgenomen. Daarnaast notuleert men niet chronologisch, maar thematisch met een logische volgorde volgens de agendapunten. Bovendien verwijst men niet steeds naar de spreker zelf, enkel bij de mededelingen en de rondvraag vermeldt men de namen of initialen.

Bij een werkoverleg, een redactie- of projectmeeting kiest men meestal voor een verslag op onderwerp.

Besluiten- en actielijst
Een besluiten- en actielijst is de minst uitgebreide wijze van notuleren. Handelingen, argumenten, opmerkingen en dergelijke worden er niet in opgenomen. Wel geeft men op een heel overzichtelijke en schematische wijze een opsomming van de besluiten en acties. Men gebruikt enkel kernwoorden en korte formuleringen als antwoord op de vragen: wie, wat, waar, wanneer?

Bij regelmatig terugkerende vergaderingen of werkbesprekingen opteert men vaak voor een besluiten- en actielijst.

Inhoudseisen van de notulen
Welk type verslag je ook kiest, enkele inhoudelijke elementen keren steeds terug bij het begin van de notulen. Je creëert zo een soort hoofding voor de notulen.

Terugkerende inhoudselementen:

  • Gegevens van de vergadering – naam van de vergadering; plaats, tijdstip en duur van de vergadering; naam van de afdeling of werkgroep.
  • Aanwezigheidslijst – Som de namen van de aanwezigen op: begin bij de voorzitter en eindig bij de notulist. Vermeld deze functies tussen haakjes achter de namen van de desbetreffende personen.
  • Afwezigheidslijst – Som de afwezigen op: ofwel maak je een onderscheid tussen een lijst met afwezigen en een lijst met verontschuldigden, ofwel maak je één lijst met de namen van de afwezigen en vermeld je tussen haakjes hetzij ‘zonder kennisgeving’ of ‘z.k.’, hetzij ‘met kennisgeving’ of ‘m.k.’, wat minder direct is.
Vorig artikel
Een frisse werkplek creëren
Volgend artikel
Hoe houd je een efficiënte vergadering?

 


Lees ook onderstaande artikels:
Leuke middagpauzes op het werk
Een frisse werkplek creëren
Beknopt of uitvoerig verslag? Soorten notulen bij vergaderingen
Hoe houd je een efficiënte vergadering?
Overtuigingskracht? Argumenteren kan je leren!
Stress op het werk? Een paar oplossingen
Spreken voor publiek


logo

Bezoek ook

» Voorbeeld ontslagbrief
» Voorbeeld sollicitatiebrief
» Pensioen
» Job zoeken via Accent Jobs
» TEST: Past je job bij je?
» TEST: Ben jij verslaafd aan je werk?
» TOOL:Bereken voordeel alle aard bedrijfswagen
» TOOL:Bereken netto vakantiegeld
» TOOL:Echte loonkost bediende per jaar
» TOOL:Bereken netto eindejaarspremie 2017

logo
Boodschap van onze adverteerders
logo Hosting by COMBELL | InfoTalia | Privacy Policy | Disclaimer | Français
InfoTalia | In balans | Culinair | Psyche | Reizen | Wonen | Tuin | Mama | Dossiers
InfoTalia gebruikt cookies om je een zo goed mogelijke ervaring te geven. Meer informatie > Ik snap het!