Diefstal door personeel is voor veel bedrijven een probleem waar men niet goed raad mee weet. Wat kan je er aan doen en wat zijn de preventie mogelijkheden ?...

Probleemstelling
Indien u op een bepaald moment aanwijzingen krijgt dat er door uw personeel gestolen wordt, zit u met een aantal vragen en problemen:

 - Wordt er inderdaad gestolen of is er een ander probleem.
 - Is het inderdaad uw eigen personeel dat steelt.
 - Kent u de omvang van de diefstal.
 - Hoeveel werknemers maken zich hieraan schuldig.
 - Welke werknemers kan u nog wel vertrouwen.
 - Hoe lost u het probleem op zonder onrust te veroorzaken.

Indien het personeel ook op de hoogte is van de diefstallen, kan er een gespannen sfeer ontstaan waarin men elkaar met wantrouwen bekijkt. Deze slechtere werksfeer kan leiden tot een verminderde produktiviteit en een hoger ziekteverzuim, waardoor uw schade nog groter wordt.

Aard van het probleem
Als eerste kijken we naar de aard van het probleem en bepalen we het te bewandelen traject, we noemen een aantal voorbeelden:

• U weet niet of er wordt gestolen:
  Als eerste begint u met het invoeren van preventie, vervolgens verbetert u de administratie, zodat u diefstallen kunt ontdekken.
• Uw administratie geeft aan dat er jaarlijks een hoeveelheid artikelen verdwijnen, de sfeer in het bedrijf is goed, u weet niet wat er gestolen wordt en op welke wijze:
  Om geen onrust in het bedrijf te veroorzaken, wordt er geen bekendheid aan de verdwijningen gegeven. Wel wordt een betere administratie ingevoerd, waarbij afhankelijk van de mogelijkheden en de noodzaak, dagelijks, wekelijks of maandelijks, de voorraad, geheel of gedeeltelijk gecontroleerd wordt.
• Blijkt het probleem door de verbeterde administratie nog niet opgelost te zijn, dan weet u in ieder geval welke goederen verdwijnen en kunnen we naar stap 2.
• U weet welke goederen gestolen worden, de sfeer in het bedrijf is goed:
  Een discreet onderzoek is nodig, om de dader(s) te achterhalen, hierbij kunnen technische hulpmiddelen zoals verborgen camera's noodzakelijk zijn.
• U weet welke goederen gestolen worden en wie de dader is:
  Er dienen bewijzen verzameld te worden om de dader te kunnen aangeven of te kunnen ontslaan. Indien dit niet mogelijk is, kan een overplaatsing naar een andere afdeling of een aanpassing van de procedures een oplossing zijn.
• In het bedrijf is bekend dat er wordt gestolen, de sfeer is aangetast:
  Snel en doelmatig optreden is gewenst, hierbij dient het personeel volledig betrokken te worden. Via persoonlijke interviews door een externe adviseur/rechercheur, kan het personeel aangeven op welke wijze gestolen kan worden. Waarna de procedures aangepast kunnen worden. Daarnaast dient er een onderzoek gedaan te worden, gericht op het opsporen van de dader(s). Het personeel moet meedenken; de sfeer van het "klikken" over collega's moet worden voorkomen.
• In het bedrijf is bekend dat er wordt gestolen, maar het personeel ziet het niet als een probleem:
  Het is mogelijk dat het meenemen van een "beperkte" hoeveelheid goederen acceptabel is, omdat iedereen dit doet. In dit geval dient begonnen te worden met preventieve maatregelen, voorlichting aan het personeel over het gewijzigde beleid. Waarschuwen voor harde sancties bij diefstal (ontslag op staande voet) en het daadwerkelijk uitvoeren van deze sancties.

Preventie

Ter voorkoming van diefstal kan een aantal maatregelen nemen:

1) Schep duidelijkheid:
Maak met uw personeel duidelijke en éénduidige afspraken over:

• Privé telefoongesprekken; alleen bij bijzondere omstandigheden of altijd maar beperkt, wanneer, hoe lang (ook voor faxverkeer, Internet enz.)
• Privé gebruik van postzegels
• Privé gebruik van materieel
• Meenemen van relatiegeschenken 
• Privé kilometers.

Het is belangrijk dat de regels voor ieder gelijk zijn, en dat niet bepaalde personen of groepen bevoordeeld worden. (bijv. Vertegenwoordigers die de hele kennissenkring voorzien van pennen, agenda's etc. terwijl een monteur amper zelf een pen kan krijgen.)

2) Voldoe aan de behoefte:
Hebt u goederen die gewild zijn, geef dan het personeel de mogelijkheid om een beperkte hoeveelheid met personeelskorting te kopen. (De omgeving van uw werknemers kennen het spreekwoord: "Wie appelen vaart, wie appelen eet")

3) Stel duidelijke verantwoordelijkheden:
Leg duidelijk vast wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van iedere medewerker zijn.

4) Controle op controle:
Elke werknemer hoort gecontroleerd te worden, dit kan zijn door een administratief systeem en/of door steekproeven.

5) Uitgangscontrole:
In grotere bedrijven kan een steekproefsgewijze uitgangscontrole gewenst zijn, hierbij worden random bij 1 op de X werknemers de tassen gecontroleerd.

6) Toegangscontrole:
Indien er werknemers buiten de normale tijden het pand betreden, dan moet er een systeem zijn, waarbij dit geregistreerd wordt. (bijv. een alarmsysteem met individuele codes)

7) Goede voorbeeld:
Indien u van uw personeel eerlijkheid verwacht, zult u ook eenzelfde eerlijkheid in uw bedrijfsvoering moeten toepassen, denk hierbij bijv. aan: correctheid van leveringen en facturering aan uw klanten
gebruik van legale software op uw computers.

Signaleren
Indien er goederen verdwijnen, moet dit ontdekt worden. Voor elk bedrijf moet het in het huidige computertijdperk mogelijk zijn een nagenoeg sluitend beheer te voeren; zelfs binnen acceptabele administratieve belasting.

Bestrijding
Om daders te betrappen, kunnen we gebruik maken van b.v.:

• Observatie binnen het bedrijf door rechercheurs, welke als normale  werknemers in dienst komen.
• Gesprekken met werknemers. (erg effectief)
• Camera-observatie.
• Onderzoek naar afzetkanalen.

Heen dikwijls wordt de situatie eerst beoordeeld door een preventie adviseur, vervolgens wordt samen met u een plan van aanpak opgesteld, waarbij bepaald wordt welke extra disciplines worden ingeschakeld, zoals b.v.: een bedrijfsrechercheur, beveiligingsbeambten, administratie-consulenten, software-adviseurs, enz.

Bedenk: Het oppakken van een evt. dader is minder belangrijk. Het doel moet zijn te komen tot een beleid, waarin diefstal -, fraude - en schadepreventie door het hele bedrijf een normaal onderdeel wordt van het bedrijfsproces.