Ben je op zoek naar een goedkope werkkracht voor je kmo? Heb je dan al eens aan een stagiair gedacht: een student die de aangeleerde theorie van op school in de praktijk omzet bij jou op kantoor? Wij leggen je uit waarop je moet letten bij de selectie en de begeleiding van een stagiair.

Ben je op zoek naar een goedkope werkkracht voor je kmo? Heb je dan al eens aan een stagiair gedacht: een student die de aangeleerde theorie van op school in de praktijk omzet bij jou op kantoor? Wij leggen je uit waarop je moet letten bij de selectie en de begeleiding van een stagiair.

Weinig stagiairs in kmo’s

De Unie van Zelfstandige Ondernemers oftewel Unizo onderzocht in samenwerking met de KULeuven of en hoe kmo’s stagiairs inzetten in hun onderneming. Uit het onderzoek blijkt dat grote en multinationale ondernemingen veel meer gebruikmaken van stagiairs dan kleine en middelgrote ondernemingen.

De volgende vooroordelen worden aangehaald als reden:

• Stagiairs nemen veel tijd in beslag.
• De voordelen van stagiairs wegen niet op tegen de kosten.
• We hebben niet genoeg tijd om de stagiair te begeleiden.
• We weten niet goed hoe we de stagiair moet coachen.
• We kunnen geen interessante stageopdracht voorzien voor stagiairs.

Voordelen van stagiairs voor kmo's

Ook al zien veel bedrijfsleiders het nut van stagiairs niet in, toch kunnen deze weldegelijk een meerwaarde betekenen voor een kmo. Ze kunnen werk uit handen nemen, ze houden je kmo mee up-to-date omdat ze nieuwe kennis, technieken en inzichten meebrengen vanuit de opleiding, ze hebben oog voor aspecten die oudere werknemers niet meer zien...

Meerwaarde van stagiairs verzekeren

Stagiairs moet je succesvol weten in te zetten in je bedrijf. Een stagiair die de hele dag koffie rondbrengt en postzegels op enveloppen kleeft, kan immers geen meerwaarde bieden.

Zo ga je best te werk wil je stagiairs efficiënt en effectief inzetten in je kmo:

• Denk eerst goed na voor je een stagiair aanneemt. Bepaal welke stageopdrachten haalbaar zijn in je onderneming en ga na waar je bijkomende hulp kan gebruiken.
• Duid een werknemer aan die de stagiair zal begeleiden en coachen. Zorg ervoor dat deze persoon achter zijn opdracht staat en betrek hem of haar bij de keuze van de stagiair.
• Licht je werknemers in over de komst van de stagiair: wanneer begint deze, wanneer loopt de stageopdracht af en wat houdt de stageopdracht precies in? Een stagiair maakt immers deel uit van het team is en is geen losse schakel.
• Wil je het hele jaar door een beroep doen op een stagiair? Kies dan meerdere stagiairs met een of enkele overlappende stageweken: de eerste stagiair kan de tweede dan inwerken.
• Voorzie geregeld coachinggesprekken met de stagiair.
• Van stagiairs kan je als kmo ook leren: een stagiair ziet soms dingen die werknemers die al jaar en dag bij het bedrijf werken, niet meer opvallen. Laat de stagiair op het einde van de stage zijn bevindingen en visie op de kmo presenteren.
• Een stagiair kan een prima aanwinst betekenen voor je bedrijf. Neem de beste stagiair als werknemer in dienst na afstuderen. Een inwerkperiode wordt dan overbodig.

Goede stagiairs selecteren

De ene stagiair is de andere niet. Daarom doe je er goed aan om een grondige selectie te maken van de kandidaat-stagiairs. Zo ben je zeker dat je de juiste stagiair aanneemt voor je kmo.

Tips voor de selectie van stagiairs:

• Start ruim van te voren met het plannen van de stage: stagiairs zijn vanuit hun opleiding verplicht om maanden op voorhand te beginnen zoeken naar een geschikte stageplaats. De meeste gemotiveerde studenten zullen direct op zoek gaan naar een leuke stageplek, de minder gemotiveerde studenten zullen het zoeken wat laten aanslepen...
• Geef duidelijke informatie over je bedrijf en de stage. Op welke afdeling(en) zal de stagiair werken? Wat houdt de stage precies in? Aan welke opdrachten of projecten zal de stagiair meewerken? Welke opleiding moet de stagiair volgen? Welk eigenschappen verwacht je van de stagiair? Ben je bereid om een beperkt loon uit te betalen of voorzie je een onkostenvergoeding? ... Hoe meer info je geeft over de stage, hoe groter de kans dat je een geschikte stagiair vindt.
• Vraag kandidaat-stagiairs om een motivatiebrief en cv zodat je weet wat voor vlees je in de kuip hebt.
• Maak een eerste selectie van de kandidaat-stagiairs. Hanteer daarbij criteria zoals de opleiding, opleidingsjaar, begin en einde van de stage, regio waar de stagiair woont...
• Contacteer de kandidaat-stagiairs een eerste maal telefonisch zodat je een tweede selectie kan maken.
• Kandidaten die je vervolgens geschikt acht, kan je uitnodigen voor een gesprek.
• Ben je geïnteresseerd in een bepaalde stagiair, laat hem of haar dat dan zo snel mogelijk weten.

Je stagiair op weg helpen

Een stagiair die rechtstreeks uit de schoolbanken komt, start misschien wat onwennig in je bedrijf. Als bedrijfsleider kan je de overstap van school naar bedrijf wat vergemakkelijken.

Tips voor de start van de stage:

• Start de stage met een verkennend gesprek met jezelf als bedrijfsleider, een eventuele coach en enkele collega’s waarmee de stagiair intensief zal samenwerken.
• Wijs de stagiair op de huisregels van de onderneming.
• Laat de stagiair de eerste week kennismaken met het bedrijf: duid een werknemer aan waaraan je de stagiair koppelt. Zie dit als een meeloopweek waarbij de stagiair deze werknemer of diens afdeling helpt.
• Vanaf de tweede week kan je de stagiair aan de stageopdracht laten werken. Vraag hem of haar de opdracht duidelijk te omschrijven en een planning op te stellen.
• Controleer de opdracht en de planning en stel deadlines op.